專案管理工具 - Jira 產品使用守則及注意事項

Jira 作為一款強大的專案管理工具，以其靈活性和廣泛的功能而聞名於業界。該工具於2002年由澳大利亞的Atlassian公司開發，名稱來源於日文「Gojira」（哥吉拉）的發音，象徵其強大的專案管理能力。本報告將深入探討Jira的使用守則、注意事項及最佳實踐，幫助使用者充分利用這一工具提升專案管理效率。

Jira的定義與演進

Jira最初被設計為問題追蹤工具，主要用於Bug追蹤與軟體開發流程管理。隨著時間推移，其功能已擴展至企業專案管理、敏捷開發方法論實踐以及IT服務管理（ITSM）等多個領域。這種演進反映了現代專案管理需求的變化，以及Atlassian對市場需求的響應。Jira憑藉其靈活適應不同團隊需求的能力和強大的數據分析與報告功能，已成為許多組織不可或缺的工具。

這種演進也表現在其介面和專案類型上。目前，Jira提供兩種主要的專案類型：Cloud版本專屬的Next-Gen Project（類似Trello的界面）和伺服器版本的Classic Project。Next-Gen Project提供更為直覺且靈活的使用體驗，而Classic Project則遵循「先規劃、再使用」的原則，其工作流程設定、專案看板設定和專案欄位設定相對繁複。

Jira專案類型的選擇考量

選擇合適的Jira專案類型需要考慮組織的具體需求。對於需要高度自定義和複雜工作流程的大型組織，Classic Project儘管設定較為繁瑣，但提供了更多控制選項。相反，對於追求敏捷和快速上手的小型團隊，Next-Gen Project可能是更好的選擇。然而，需要注意的是，Next-Gen Project僅在Jira雲端版本中提供，無法使用雲端版本的企業只能選擇Classic Project。

Jira權限與用戶管理

Jira的有效管理始於適當的權限設定和用戶管理。Jira管理者可以進行站台(site)權限與專案設定，這些設定大多數僅有管理者才能執行。

用戶邀請與權限控制

Jira管理員可以通過「邀請使用者」功能來邀請尚未存在於Jira站台的用戶。對於已存在的使用者，管理員可以進行更細緻的權限控管。這種分層的權限管理確保了專案資訊的安全性，同時允許適當的協作。

在設定使用者權限時，管理員需要注意Jira試用版的限制。試用版僅能給予或撤銷網站存取權，每個Jira site使用人數上限為10人，超過且不想付費就需要保持人員在10人(含)以下。此外，試用版本的角色權限僅可邀請為Administrator，若需要更細的權限控管則需要付費升級。

Jira問題類型管理

問題類型(Issue Type)是Jira專案管理的核心元素，使團隊能夠區分不同問題的類型，並能夠單獨生成報告。Jira預設提供了Story、Task、Bug、Epic等問題類型。Story代表一個新功能，Task是需要完成的事項，Bug是需要修復的問題。這些預設類型涵蓋了軟體開發過程中的大部分場景，但若無法滿足特定專案或團隊需求，Jira也支持自定義問題類型。

問題類型在Jira中遵循一定的層級關係。層級越高的問題描述越廣泛、越不精確，而層級越低的需求則越清晰，能夠明確表達功能或目的。例如，Epic可以包含Story、Task、Bug、SubTask，但SubTask不能包含其他問題類型。這種層次結構使得專案管理更有組織性和可追蹤性。

問題類型方案配置

創建問題類型後，需要通過Issue type scheme設定將其提供給需要的Project使用。Issue type scheme包含Issue type列表，可以應用於一個或多個Project。這種機制使得不同專案可以共享相同的問題類型集合，提高了管理效率和一致性。

Issue type scheme允許設置專案可用的問題類型、創建問題時的默認問題類型和問題類型順序，以及跨多個專案共享同一組問題類型。通過這些設定，管理員可以確保問題類型的使用符合組織的工作流程和專案需求。

Jira專案管理5大核心功能

Jira的強大之處在於其全面的功能集，以下是其五大核心功能中的部分內容。

工作流程管理

Jira提供了靈活的工作流程管理功能，能夠適應不同類型的專案需求。例如，對於開發流程，可以設定「待辦事項→進行中→測試→已完成」的流程；而對於問題追蹤，則可以設定「已報告→進行修復→測試→關閉」的流程。這種自定義能力使團隊能夠按照自己的工作方式運作。

敏捷開發工具整合

Jira專為支持敏捷開發方法而設計，提供了Sprint管理、看板視圖、燃盡圖等工具。這些功能使敏捷團隊能夠有效地規劃、執行和監控開發周期，提高軟體交付的效率和質量。

Jira過濾器與高級查詢

Jira的條件過濾器是一個強大的工具，允許用戶使用複合條件過濾結果，並將其保存為過濾器以供日後使用。

基本與高級過濾

Jira過濾器支持多種基本條件，如專案選擇、工作項目類型(EPIC、STORY、TASK、BUG等)、工作狀態(INPROCESS、DONE等)、工作負責人以及其他欄位(標籤、優先序等)。這些基本過濾器足以滿足大多數日常需求。

對於更複雜的查詢需求，Jira提供了JQL(Jira Query Language)語法，類似SQL的查詢語言。例如，要找出逾期的工作項目可以使用JQL語法：project in (YOMW) AND labels in ("[正常]", "[逾期]") AND duedate < now() ORDER BY created DESC。JQL的靈活性使其成為Jira高級用戶的必備技能。

過濾器權限與共享

創建過濾器後，需要開放權限才能給其他登入者使用。過濾器的共享機制使團隊成員能夠訪問相同的數據視圖，促進了協作和信息透明度。

Jira專案設定最佳實踐

有效的Jira專案設定是成功管理專案的關鍵。以下是一些最佳實踐和注意事項。

專案規劃與結構設計

在創建Jira專案前，應先進行充分的規劃，明確專案目標、涉及的團隊和工作流程。對於Classic Project，這一點尤為重要，因其遵循「先規劃、再使用」的原則。設計清晰的專案結構能夠減少後期的調整需求，提高使用效率。

自定義問題類型與工作流程

雖然Jira提供了預設的問題類型和工作流程，但自定義這些元素以適應團隊的具體需求通常是必要的。通過Issue type schemes管理問題類型，可以確保各專案使用適當的問題類型集合。同樣，工作流程也應根據團隊的實際工作方式進行調整，以提高效率和用戶接受度。

權限管理與安全考量

Jira的權限管理需要平衡安全性與可用性。管理員應該定期審查用戶權限，確保遵循最小特權原則。同時，也需要考慮數據安全和合規要求，特別是在處理敏感專案信息時。

Jira使用中的常見挑戰與解決方案

使用Jira過程中可能遇到各種挑戰，了解這些挑戰及其解決方案有助於提高使用效率。

版本選擇與系統要求

選擇適合組織需求的Jira版本(雲端版或伺服器版)是首要決策。雲端版提供了更直觀的Next-Gen Project，但可能不適合所有組織，特別是對數據本地存儲有要求的企業。伺服器版則提供了更多的控制選項，但需要本地維護和更多的技術支持。

效能優化與維護

隨著時間推移和用戶增加，Jira的效能可能會下降。定期維護數據庫、管理附件和歷史記錄，以及適時歸檔舊專案或問題，都是維持系統效能的重要措施。此外，應謹慎使用自定義字段和工作流程，避免過度複雜化。

用戶採納與培訓

Jira的成功實施依賴於用戶的採納和正確使用。提供全面的培訓和支持、創建操作指南、分享最佳實踐等都有助於提高用戶的參與度和滿意度。管理員還應定期收集反饋並據此調整設定或提供額外支持。

結論：Jira有效使用的關鍵要素

Jira作為一款功能豐富的專案管理工具，為現代團隊提供了強大的支持。然而，有效使用Jira需要合理的規劃、設定和維護。從選擇適當的專案類型開始，到設置合理的問題類型和工作流程，再到實施有效的權限管理和培訓計劃，每一步都需要考慮組織的具體需求和工作方式。

理解Jira的核心功能，如工作流程管理、敏捷開發工具整合、條件過濾器等，有助於充分利用其潛力。同時，注意試用版的限制、權限設置的影響，以及問題類型方案的配置方式，可以避免使用過程中的常見陷阱。

最重要的是，Jira應該被視為支持團隊工作的工具，而非限制其創造力的框架。通過持續的調整和優化，Jira可以成為提升專案成功率和團隊協作效率的關鍵因素。